人材紹介の法定帳簿とは？求人管理簿・求職管理簿・手数料管理簿の作り方と記入例
「法定帳簿って具体的に何を書けばいいの？」 「Excelで管理しているけど、監査が来たら対応できるか不安...」
有料職業紹介事業を営む人材紹介会社は、3種類の法定帳簿（求人管理簿・求職管理簿・手数料管理簿）の作成・保存が法律で義務付けられています。未整備の場合は30万円以下の罰金、さらには許可取消しの対象にもなります。
本記事では、各帳簿の必須記載項目、具体的な記入例、よくあるミスの防ぎ方まで、実務担当者向けに解説します。
法定帳簿とは？なぜ必要か
法的根拠
有料職業紹介事業者は、職業安定法施行規則第24条の7に基づき、以下の3種類の帳簿を作成・保存する義務があります。
| 帳簿 | 目的 |
|---|---|
| 求人管理簿 | 受理した求人案件の管理・記録 |
| 求職管理簿 | 登録した求職者の管理・記録 |
| 手数料管理簿 | 徴収した手数料の管理・記録 |
保存期間
すべての帳簿について、求人・求職の有効期間の終了日から2年間の保存義務があります。
未整備の場合のリスク
| リスク | 内容 |
|---|---|
| 罰金 | 30万円以下の罰金（職業安定法第66条） |
| 行政指導 | 労働局からの是正勧告 |
| 許可取消し | 重大な違反の場合、事業許可の取消し |
| 許可更新への影響 | 帳簿不備は更新審査で不利に |
「記録をつけていなかった」は言い訳になりません。許可を受けた日から、帳簿の整備は必須です。
求人管理簿の作り方と記入例
求人管理簿は、求人企業から受理した求人案件を記録する帳簿です。
必須記載項目
| # | 項目 | 記載内容 |
|---|---|---|
| 1 | 求人者の氏名又は名称 | 企業名 |
| 2 | 求人者の所在地 | 本社所在地 |
| 3 | 求人受理の年月日 | 求人を受け付けた日 |
| 4 | 求人の有効期間 | 原則として受理日から6ヶ月 |
| 5 | 求人に係る職種 | 募集職種 |
| 6 | 求人に係る賃金 | 想定年収・月給 |
| 7 | 求人に係る就業場所 | 勤務地 |
| 8 | 求人に係る雇用期間 | 正社員/契約社員等 |
| 9 | 取扱状況 | 紹介中/充足/取消等 |
| 10 | 求人者に紹介した求職者の氏名 | 推薦した候補者名 |
| 11 | 紹介の年月日 | 推薦日 |
| 12 | 採否の結果 | 採用/不採用/辞退 |
| 13 | 採否結果の確認日 | 結果確認日 |
記入例
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 求人者名 | 株式会社ABC |
| 所在地 | 東京都渋谷区○○1-2-3 |
| 求人受理日 | 2026-02-15 |
| 有効期間 | 2026-02-15 〜 2026-08-14 |
| 職種 | Webエンジニア |
| 賃金 | 年収500万円〜700万円 |
| 就業場所 | 東京都渋谷区（リモート可） |
| 雇用期間 | 期間の定めなし（正社員） |
| 取扱状況 | 充足 |
| 紹介した求職者 | 田中太郎 |
| 紹介日 | 2026-03-01 |
| 採否結果 | 採用 |
| 確認日 | 2026-03-20 |
よくある記入ミス
- 有効期間を記載していない: 必ず6ヶ月の有効期間を記載
- 取扱状況が更新されていない: 充足・取消になった場合は都度更新
- 紹介した求職者全員を記載していない: 不採用になった候補者も記録必須
求職管理簿の作り方と記入例
求職管理簿は、登録した求職者の情報と紹介結果を記録する帳簿です。
必須記載項目
| # | 項目 | 記載内容 |
|---|---|---|
| 1 | 求職者の氏名 | フルネーム |
| 2 | 求職者の住所 | 現住所 |
| 3 | 生年月日 | 年齢確認のため |
| 4 | 求職受理の年月日 | 登録日 |
| 5 | 求職の有効期間 | 原則として受理日から6ヶ月 |
| 6 | 希望職種 | 求職者の希望 |
| 7 | 希望賃金 | 希望年収 |
| 8 | 希望就業場所 | 希望勤務地 |
| 9 | 希望雇用形態 | 正社員/契約社員等 |
| 10 | 経歴 | 職歴の概要 |
| 11 | 取扱状況 | 紹介中/就職/取消等 |
| 12 | 紹介した求人者の名称 | 推薦先企業名 |
| 13 | 紹介の年月日 | 推薦日 |
| 14 | 採否の結果 | 採用/不採用/辞退 |
記入例
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 求職者名 | 田中太郎 |
| 住所 | 東京都目黒区○○2-3-4 |
| 生年月日 | 1990-05-15 |
| 求職受理日 | 2026-02-20 |
| 有効期間 | 2026-02-20 〜 2026-08-19 |
| 希望職種 | Webエンジニア |
| 希望賃金 | 年収550万円以上 |
| 希望就業場所 | 東京都内（リモート可） |
| 希望雇用形態 | 正社員 |
| 経歴 | ○○大学卒、Web開発5年（PHP/JavaScript） |
| 取扱状況 | 就職 |
| 紹介先 | 株式会社ABC |
| 紹介日 | 2026-03-01 |
| 採否結果 | 採用 |
個人情報の取扱い注意点
求職管理簿には個人情報が多く含まれます。
- 施錠可能な保管場所で管理する（紙の場合）
- アクセス権限を限定する（電子データの場合）
- 保存期間経過後は適切に廃棄する（シュレッダー、データ消去）
- 不要な情報は収集しない（病歴、本籍地等は原則不要）
手数料管理簿の作り方と記入例
手数料管理簿は、紹介手数料の徴収状況を記録する帳簿です。
必須記載項目
| # | 項目 | 記載内容 |
|---|---|---|
| 1 | 手数料を支払う者の氏名又は名称 | 求人企業名 |
| 2 | 手数料の種類 | 届出制/上限制 |
| 3 | 手数料の額 | 金額（税込） |
| 4 | 手数料の算出根拠 | 年収×料率等 |
| 5 | 手数料を収受した年月日 | 入金日 |
| 6 | 紹介年月日 | 成約に至った紹介日 |
| 7 | 求職者の氏名 | 就職した求職者名 |
| 8 | 就職先事業所の名称 | 入社した企業名 |
記入例
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 手数料支払者 | 株式会社ABC |
| 手数料の種類 | 届出制手数料 |
| 手数料の額 | 1,925,000円（税込） |
| 算出根拠 | 想定年収550万円 × 35% = 1,925,000円（税込） |
| 収受日 | 2026-04-30 |
| 紹介日 | 2026-03-01 |
| 求職者名 | 田中太郎 |
| 就職先 | 株式会社ABC |
手数料率ごとの記載パターン
| パターン | 手数料額の算出 |
|---|---|
| 年収500万円 × 30% | 1,500,000円（税抜）→ 1,650,000円（税込） |
| 年収500万円 × 35% | 1,750,000円（税抜）→ 1,925,000円（税込） |
| 固定報酬100万円 | 1,000,000円（税抜）→ 1,100,000円（税込） |
注意: 帳簿への記載は税込金額で行います。事業報告書も税込で記入するため、統一しておきましょう。
Excel管理 vs システム管理の比較
Excelでの管理方法
Excelで法定帳簿を管理する場合、シートごとに求人管理簿・求職管理簿・手数料管理簿を作成します。
メリット:
- 初期コストゼロ
- 操作に慣れている人が多い
- テンプレートを自由にカスタマイズできる
デメリット:
- 入力ミスが発生しやすい（バリデーションがない）
- データ量が増えると動作が重くなる
- 複数人で同時編集できない（ファイル破損のリスク）
- 事業報告書の集計に3〜5時間かかる
- 個人情報のアクセス制限が難しい
Excelの限界が来るサイン
以下のいずれかに当てはまったら、システムへの移行を検討するタイミングです。
- 候補者データが100件を超えた
- 「最新版がどれかわからない」と感じることがある
- 法定帳簿の更新を後回しにしがちになっている
- 年度末の集計で丸1日以上かかった
詳しくは人材紹介会社のExcel管理が限界な5つのサインで解説しています。
システム（CRM）による管理
人材紹介業に特化したCRMなら、法定帳簿の記載項目が最初から組み込まれています。
メリット:
- 日常業務のデータ入力が、そのまま法定帳簿の記録になる
- 入力バリデーションにより記載ミスを防止
- 事業報告書用のデータ集計がワンクリック
- アクセス権限の設定で個人情報を保護
- 監査対応がスムーズ
人材HUBの法定帳簿機能: 人材HUBでは、求人管理簿・求職管理簿・手数料管理簿をシステム内で自動生成します。求人登録・候補者登録・成約登録といった日常業務の延長で、帳簿に必要な項目が自動的に記録されます。監査時にはPDF出力してそのまま提出可能です。
まとめ
法定帳簿は、有料職業紹介事業の許可を維持するための基本義務です。
3つの帳簿:
- 求人管理簿: 求人案件の記録（13項目）
- 求職管理簿: 求職者の記録（14項目）
- 手数料管理簿: 手数料の記録（8項目）
押さえるべきポイント:
- 保存期間は2年間
- 未整備は30万円以下の罰金＋許可取消しのリスク
- 日々の記録をサボると、年度末の事業報告書作成で苦労する
- Excelでの管理は100件を超えると限界が来る
- システム移行を検討するなら人材紹介システム比較7選で料金・機能を比較
法定帳簿の管理は面倒に感じるかもしれませんが、日常業務の延長として仕組み化すれば負担は最小限に抑えられます。
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